Dokumenten-Verwaltung

Komponenten einer effektiven Dokumentenverwaltung

Die Ablage von digitalen Dokumenten und Papierunterlagen beansprucht einen Großteil der Zeit im Büro. Hinzu kommt die oftmals umständliche Suche nach E-Mails, Rechnungen oder sonstigen Dokumenten. Diese Zeit lässt sich weitaus sinnvoller nutzen!

Mit der Software ELOoffice 10 steht Ihnen ein Dokumenten-Management-System (DMS) zur Verfügung, das Ihnen die tägliche Arbeit erleichtert. Belege werden so vorgehalten und organisiert, dass Sie Ihnen blitzschnell zur Verfügung stehen, wenn Sie diese benötigen. Sie arbeiten dabei wie bisher in den Ihnen bekannten Strukturen: der Programmaufbau von ELOoffice basiert auf den bekannten Ordnungsprinzipien Archiv, Aktenschrank, Ordner und Register. Dadurch ist das Arbeiten mit der Software ohne großen Lernaufwand sofort möglich. Per Mausklick navigiert der Anwender in der Aktenstruktur, öffnet Ordner und blättert in Dokumenten.

Highlights

  • Schnelles Arbeiten mit den bekannten Ordnungsmechanismen (Archiv, Aktenschrank, Ordner, Register)
  • Rechtskonforme Archivierung von Geschäftsdokumenten
  • Langzeitarchivierung in TIFF und PDF/A -“ Format
  • Dublettencheck zur Vermeidung mehrfach abgelegter Dokumente
  • Anzeige aller gängigen Dokumentenformate im Originalformat
  • Lesbarkeit für Externe durch den Versand jeglicher Dokumentenformate aus dem Archiv als PDF über E-Mail
  • Unterschiedliche Ansichten wie Zoom, Vollbild und Ausschnitt-Anzeige
  • Einfaches Verwalten grafischer Dokumente, Bilder und PDF-Dateien dank DIA-Vorschau
  • Automatische Ablage
  • Bildverbesserung
  • Individuelle Scanprofile
  • Volltextrecherche
  • Microsoft Office, StarOffice, OpenOffice.org werden unterstützt
  • Standardisierte Schnittstelle
  • Unterschiedliche Such-/Filterfunktionen
  • Definition eigener Ablage- und Suchmasken
  • Automatische Verschlagwortung für eine schnelle Dokumentenablage
  • Umfassende, schnelle und projektbezogene E-Mail-Archivierung durch Microsoft-Office-Integration
  • Automatische Übernahme der Suchbegriffe aus der E-Mail
  • Automatische E-Mail-Ablage durch Synchronisierung
  • Komfortables Drag & Drop von Dokumenten ins Archiv
  • Direkte Dokumentenablage aus Microsoft Office und Outlook
  • Automatische und schnelle Ablage und Verschlagwortung
  • Einfach Textinformationen aus Bilddateien gewinnen (TIFF, PDF, Jpeg etc.) mit der ELO-Texterkennung (OCR)
  • Übersichtliche Verwaltung unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes dank Check-In und Check-Out
  • Wiedervorlage-Funktion für termingesteuerte Projekte
  • Sichere Verwaltung der Versionshistorie beim Ändern von Dokumenten
  • Vergleichen unterschiedlicher Versionen eines Dokumentes
  • Allgemeine und persönliche Haftnotizen und Stempel
  • Sicheres Speichern und Verwalten elektronischer Signaturen

Dokumentenscanner für die effektive Nutzung von ELOoffice

Effektive Dokumentenverwaltung bedingt das schnelle Scannen von Dokumenten (Schriftverkehr, Pläne, Ausweise, Notizen ...). In Multifunktionsgeräten integrierte Scanneinheiten eigenen sich nur bedingt zur Archivierung des täglichen Schriftverkehrs. Die Scanngeschwindigkeit ist meist nicht ausreichend, oder das Gerät steht zentral im Büro und wird von Kollegen mitbenutzt. Optimale Voraussetzungen bietet ein Arbeitsplatz-Dokumentenscanner. Die Geräte sind sehr schnell, haben optimierte Papiereinzüge (verschiedene Formate, Papierstärken, Duplex ...) für fehlerfreie und hochwertige Scannergebnisse.

Dokumentenscanner Avision AV 188

  • Scannen mit 40 Seiten pro Minute bei 200 dpi in Farbe
  • Doppelseitige Dokumente scannen bis zu 21,6 x 35,6 cm
  • Scannt eine Vielzahl unterschiedlicher
  • Dokumente bis 400 g/m² und Karten bis zu 1,25 mm Stärke
  • Der automatische Dokumenteneinzug fasst bis zu 50 Blätter
  • Einfachstes Scannen mittels einem einzigen Tastendruck
  • Überlanges Papier bis zu 300 cm scannen
  • Ultraschalldoppelblatt Erkennung
  • Umweltfreundliche LED Technik
  • Doppelrollen Technik für wartungsarmes Scannen

Weiter Informationen zum AV 188 finden Sie hier.

Gerne unterbreiten wir Ihnen ein individuelles Pauschalangebot inkl. Installation und Schulung. Kontaktieren Sie uns, wir freuen und darauf.